间接采购杂乱繁多？看高手如何温柔以待

陌北

刚晋升到公司大中华区间接采购经理的晓绮，在梳理了间采的痛点和难点，以及对自己碰到的一系列棘手问题进行归类分析后，已经重拾了信心，又斗志满满了。接下来，晓绮和团队决定先理清楚这些包罗万象，各具特色的“间接物料”。首先将公司近3年的全部“间接物料”的采购信息都获取出来，当这份庞大而无序的清单出现面前的时候，晓绮对当下出现的“鸡来抓鸡，鸭来逮鸭”，最后搞得鸡飞狗跳的工作场景释怀了。团队必须得有时间才能发挥专业价值，如何把时间从大量的订单执行相关工作中解放出来最为关键，这样才能让大家有精力去做寻源和议价等能够发挥专业采购能力的事，提高工作的实效。于是，重要的第一步开始了，晓绮和团队一起先对这些间采物料进行分类归类，按正确的物料组进行划分，实现“品类管理”。经过讨论，她决定把全公司的“间采物料”按类型分为：

• 专业服务类：教育培训、企业宣传片、广告策划、展会等。
  
• 人事外包类：人才外包、社保代缴、各类保险、医疗体检、差旅等。
  
• 设备配件类：IT设备和配件、设施维护等。
  
• 办公用品类：办公品、耗材等。
  

同时，晓绮还对团队重新进行了职责分工，让相对熟悉该品类料和市场的同事来具体负责该料，以保证工作质量和效率。接下来就是对划分好的品类料做正确的采购策略规划。而做好采购策略的关键，就是对物料和市场做好充分的分析。晓绮把做直接物料采购时的物料管理分析工具引荐介绍给了团队，毕竟不管是“直采”还是“间采”，采购的方法论都是统一通用的，无非是“间采”的品类更复杂，涉及到的需求更繁杂，需要介入协调与处理的事情更多罢了。
工具1：ABC分类法
ABC法则（也称80/20法则）就是将管理对象划分为A、B、C三类，A类是占约20%的关键因素，却起着80%的决定性作用；而B和C则是占约80%的次要因素，只能产生20%的影响作用。ABC分类法简单而直接，能够一下子就分清主次，发现重点因素并进行管理。在品类物料的采购管理上，就可以采用这个方法对品类物料按主次和重要性进行区分管理。晓绮让团队成员将各自所负责的品类物料按20/80原则，抓出其中需要花时间和精力重点关注的产品和服务。但是做完这步后，大家进一步发现这种方法虽然简单直接，但却只考虑到了单一影响因素，实际采购工作中，对物料采购产生影响的关键因素还有其他很多。所以只考虑单一因素的ABC分类法在实际使用中却有着不可忽视的缺陷，单单采用这种方法也不足以满足采购管理的需求，必须增加采用其他的管理工具。
工具2：卡拉杰克模型
卡拉杰克（Kraljic）模型是个二维四象限的矩阵模型，采购应用中可从物料采购价值和供应风险两个方面来判断物料属性，对物料进行定位。这个分析模型有效弥补了ABC分类法只考虑单一因素的弊端。按照两个因素的影响值大小，四象限空间里的物料可划分为战略型物料、杠杆型物料、瓶颈型物料和通用型物料。通过这样的定位分析，能够比较方便地识别各物料处在哪个象限位置，从而可以对采购物品按其不同的性质和特征分门别类地进行有针对性的采购管理分析，决定采取什么样的采购行动策略。晓绮团队根据该模型法，对所负责的“间采物料”充分做了物料的影响要素分析，并按照关键性要素影响程度的大小，对物料分别做了准确的定位分析，为后续的产品采购策略制定提供条件。
工具3：波特五力分析法
波特五力模型是行业竞争环境的管理分析工具，其从行业竞争的五种力量：潜在进入者、替代品、供应商、客户、行业内部的竞争，对整个行业的竞争环境进行有效分析。采购可以用这个战略分析工具对物料的供应市场做竞争模型分析，定位判断在这样的供应市场里，“什么样的供应商才是适合的”，“以什么的沟通谈判模式跟这些厂家打交道”，才能获得所求的最大利益。晓绮团队按此对分类好的品类物料的供应市场做了竞争分析后，觉得这真是个非常值得用的工具，可以帮助发现目前供方市场的特点与风险，可为物料采购做准确定位，能够明确这样的供应市场里“什么样的企业是需要的供应商”，“怎么样去防范风险”，“采用什么样的策略和手段可以去赢得利益”等等，为制定物料采购策略的提供依据。晓绮和团队成员们一起对所管理的“间采物料”建立了“品类管理”法，又采用ABC分类法、kalajic矩阵法做了全面的定量定性分析，物料的各项信息和影响因素是一目了然。同时还运用波特五力模型对供应市场做了深刻的剖解，将供应市场也分析得透透的。那现在需要做的工作就是如何从一个已被分析得透透的供应市场里购买需求非常清晰明了的物料，来达到公司的采购要求。
将工作梳理到这里，整个团队一下子轻松了，是啊，心头的包袱终于可以卸下了，掌握了这些信息，为了达到公司的采购要求，大家对需要什么样的供应商是清晰的，需要供应商怎样的配合也是明朗的，要做好的就是整个采购过程中如何运用采购技巧去跟供应商建关系、打交道、保服务，以正确的工作方式产生正确的工作结果。“乌拉……，我们的采购策略出来了”，团队异口同声地说道。
当然，晓绮团队在采购策略规划过程中也意识到，如何让制定的采购策略能够真正落地，得到有效的执行，还需要公司各部门的极力支持和配合的，这同样是个难以处理的硬骨头，晓绮团队在战略落地执行过程中是如何促进部门工作协同的呢，让我们耐心期待。